Gegenseitige Anerkennung von Urkunden und Dokumenten

Europäische Union allgemein

Die Verordnung (EU) 2016/1191, die seit dem 16. Februar 2019 in allen EU-Mitgliedstaaten gilt, vereinfacht den Umgang mit öffentlichen Urkunden innerhalb der Europäischen Union.

Mit dieser Verordnung sollen der Verwaltungsaufwand und die Kosten für Bürger gesenkt werden, die in einem EU-Mitgliedstaat eine öffentliche Urkunde vorlegen müssen, die in einem anderen EU-Mitgliedstaat ausgestellt worden ist.

Bis dahin mussten öffentliche Urkunden, im Folgenden nur noch Urkunden genannt, die in einem anderen EU-Staat vorgelegt werden sollten, als Beweis für ihre Echtheit mit einem Stempel (der sogenannten Apostille) versehen sein. Häufig mussten zusätzlich eine beglaubigte Kopie und eine Übersetzung der Urkunde vorgelegt werden.

Urkunden (wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, notarielle Urkunden, Gerichtsurteile) und beglaubigte Kopien, die von den Behörden eines EU-Mitgliedstaats ausgestellt worden sind, müssen von den Behörden eines anderen EU-Mitgliedstaats als echt anerkannt werden, ohne dass es eines Echtheitsstempels (d. h. der Apostille) bedarf.

Die Pflicht, zusätzlich zu der Originalurkunde eine beglaubigte Kopie vorzulegen, wird mit der Verordnung abgeschafft.

Gestattet ein EU-Mitgliedstaat die Vorlage einer beglaubigten Kopie anstelle des Originals, so müssen die Behörden dieses Mitgliedstaats eine beglaubigte Kopie akzeptieren, die in dem EU-Mitgliedstaat ausgefertigt wurde, in dem die öffentliche Urkunde ausgestellt wurde.

Durch die Verordnung wird außerdem die Pflicht abgeschafft, eine Übersetzung der öffentlichen Urkunde beizubringen.

Ist die Urkunde nicht in einer Amtssprache des EU-Mitgliedstaats, der die Urkunde verlangt, abgefasst, kann von den Behörden ein mehrsprachiges Formular angefordert werden, das in allen EU-Amtssprachen vorliegt. Dieses Formular kann der öffentlichen Urkunde beigefügt werden, sodass auf eine Übersetzung verzichtet werden kann. Wird eine öffentliche Urkunde zusammen mit einem mehrsprachigen Formular vorgelegt, darf die Behörde, die diese Urkunde entgegennimmt, eine Übersetzung nur in Ausnahmefällen verlangen. Nicht alle mehrsprachigen Formulare werden in allen EU-Mitgliedstaaten ausgestellt. 

Verlangen die Behörden eine beglaubigte Übersetzung der öffentlichen Urkunde, müssen sie eine beglaubigte Übersetzung akzeptieren, die in einem beliebigen EU-Mitgliedstaat angefertigt wurde.

Die Verordnung sieht auch Vorsichtsmaßnahmen vor, um Urkundenbetrug und Urkundenfälschung vorzubeugen: Hat eine Behörde berechtigte Zweifel an der Echtheit einer ihr vorgelegten öffentlichen Urkunde, kann sie deren Echtheit bei der ausstellenden Behörde des anderen EU-Mitgliedstaats über eine bestehende IT-Plattform prüfen.

Die Verordnung befasst sich mit der Echtheit öffentlicher Urkunden, nicht aber mit der Anerkennung ihrer Rechtswirkung in einem anderen EU-Mitgliedstaat. Für die Anerkennung der Rechtswirkung einer öffentlichen Urkunde ist nach wie vor das nationale Recht des EU-Mitgliedstaats maßgebend, in dem die Urkunde vorgelegt wird. Bei der Anwendung ihres nationalen Rechts müssen die EU-Mitgliedstaaten jedoch das Recht der Europäischen Union und die Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union zur Freizügigkeit der Bürger innerhalb der EU beachten.

Öffentliche Urkunden sind von einer Behörde ausgestellte Dokumente wie:

• Urkunden, die von einem Gericht oder einer Amtsperson als Organ der Rechtspflege ausgestellt worden sind
• Urkunden der Verwaltungsbehörden
• notarielle Urkunden
• amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind
• von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichtete Urkunden

Die Verordnung gilt für öffentliche Urkunden über:

• Geburt
• die Tatsache, dass eine Person am Leben ist
• Tod
• Namensführung
• Eheschließung (einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand)
• Ehescheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes und Ungültigerklärung einer Ehe
• eingetragene Partnerschaft (einschließlich der Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, und Status der eingetragenen Partnerschaft)
• Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, Trennung ohne Auflösung der Partnerschaft oder Ungültigerklärung der eingetragenen Partnerschaft
• Abstammung
• Adoption
• Wohnsitz und/oder Aufenthaltsort
• Staatsangehörigkeit
• Vorstrafenfreiheit
• das aktive und passive Wahlrecht bei Kommunalwahlen und Wahlen zum Europäischen Parlament.

Die als Übersetzungshilfe beizufügenden mehrsprachigen Formulare können für öffentliche Urkunden angefordert werden, mit denen Folgendes belegt wird:

• Geburt
• die Tatsache, dass eine Person am Leben ist
• Tod
• Eheschließung (einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand)
• eingetragene Partnerschaft (einschließlich der Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, und Status der eingetragenen Partnerschaft)
• Wohnsitz und/oder Aufenthaltsort
• Vorstrafenfreiheit

Quelle und weitere Informationen finden Sie beim Anklicken des Links unter diesem Text. Sie gelangen direkt auf die Homepage des Europäischen Justizportals.

https://e-justice.europa.eu

Dokumente Deutschland – Dänemark

Zwischen Deutschland und Dänemark gilt nach wie vor das deutsch-dänische Beglaubigungsabkommen vom 17. Juni 1936.

Vereinfacht zusammengefasst, sind Originalurkunden und Beglaubigungen im jeweils anderen Staat uneingeschränkt gültig, wenn sie Siegel oder Stempel tragen. Dies gilt im Wesentlichen für Urkunden von Gerichten sowie obersten oder höheren Verwaltungsbehörden. Leider sieht das Abkommen keine Regelung für zusätzlich geforderte Übersetzungen vor.